Funzionamento di GFI Archiver

È possibile classificare le operazioni eseguite da GFI Archiver in tre passaggi, descritti di seguito:

Tipico diagramma di installazione di GFI Archiver.

Passaggio 1: Recupero degli elementi da archiviare

GFI Archiver recupera i messaggi, gli elementi di calendario o i file in base al metodo di archiviazione configurato come descritto nella tabella che segue:

Opzione	Descrizione
Archiviazione manuale	Questo metodo di non richiede Microsoft® Exchange. Qualsiasi azienda che utilizza Microsoft® Outlook può archiviare manualmente i messaggi a prescindere della posizione di hosting della posta. Selezionare questa opzione, se si desidera: Consente agli utenti di selezionare manualmente i messaggi da archiviare dalle applicazioni Microsoft Outlook® utilizzando Archive Assistant. Gli utenti possono inoltre definire una struttura di cartelle in cui archiviare manualmente i messaggi per facilitare le ricerche. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Archive Assistant. Importare automaticamente gli elementi dalle cassette postali degli utenti utilizzando Archive Assistant con le impostazioni di importazione automatica. In questo tipo di implementazione, GFI Archiver non si connette al server di posta e recupera gli elementi per l’archiviazione direttamente dalla cassetta del journaling. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Importazione dei messaggi di posta elettronica e degli elementi di calendario da Assistente archivio di GFI Archiver.
Archiviazione automatica (inserimento nel journal)	Se selezionata, GFI Archiver si connette automaticamente a server di posta configurato, scarica gli elementi archiviati nella cassetta postale di journaling e li archivia nei magazzini archivio. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Gestione dei server di posta da archiviare. Se è selezionato il metodo Archiviazione automatica (inserimento nel journal), è necessario selezionare una delle opzioni seguenti: Tutti i messaggi - Selezionare questa opzione per archiviare tutti gli elementi scaricati dalla cassetta postale di journaling. Archiviazione basata su regole - Archiviare solo elementi scaricati specifici dalla cassetta postale di journaling. Se questa opzione è selezionata, è necessario configurare le regole di archiviazione che determinano gli elementi da archiviare e ignorare. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione delle regole di archiviazione. IMPORTANTE Se si seleziona Archiviazione basata su regole, è necessario configurare le regole di archiviazione affinché GFI Archiver avvii l’archiviazione.

In aggiunta a questi metodi di archiviazione, GFI Archiver offre anche le seguenti opzioni:

Opzione	Descrizione
File Archive Assistant	File Archive Assistant consente agli utenti di archiviare i file come documenti e immagini. Questa operazione può essere eseguita manualmente da qualsiasi percorso sul loro computer o automaticamente, collocando i file da archiviare in una cartella sincronizzata con GFI Archiver. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a File Archive Assistant.
Import Export Tool	Messaggi ed elementi di calendario possono essere importati in GFI Archiver tramite Import Export Tool. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo di Import Export Tool.

Passaggio 2: Archiviazione elementi recuperati

GFI Archiver archivia gli elementi raccolti nei magazzini archivi creati automaticamente in base alle Impostazioni nuovo magazzino archivio configurate. Gli elementi vengono archiviati in base alla data di ricezione. Se un magazzino archivio non esiste per il periodo che corrisponde alla data dell’elemento, viene creato automaticamente un nuovo magazzino archivio. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione delle impostazioni nuovo magazzino archivio.

Passaggio 3: Visualizzazione e analisi degli elementi archiviati

Gli utenti possono visualizzare, cercare e analizzare specifici elementi archiviati mediante l’interfaccia web di GFI Archiver o da Microsoft Outlook^® utilizzando Outlook Connector. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Visualizzazione degli elementi archiviati.

Inoltre, utilizzare GFI MailInsightsUna funzionalità di creazione rapporti interna di GFI Archiver che utilizza i messaggi di posta archiviati per fornire informazioni relative all’utilizzo della posta elettronica e alle tendenze. per analizzare le informazioni relative all’utilizzo della posta elettronica e alle tendenze. Utilizzare questa funzionalità per generare rapporti di gestione e risorse umane che forniscano una panoramica dell’utilizzo o dell’abuso della posta elettronica e delle risorse. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a GFI MailInsights®.