Funktionsweise von GFI Archiver

Die Vorgänge in GFI Archiver lassen sich in die folgenden drei Phasen unterteilen:

Typische GFI Archiver-Installation

Phase 1: Zu archivierenden Elemente abrufen

GFI Archiver ruft E-Mails, Kalenderelemente oder Dateien abhängig von der konfigurierten Archivierungsmethode ab. Die Archivierungsmethoden werden in der folgenden Tabelle beschrieben:

Option	Beschreibung
Manuelle Archivierung	Für diese Methode ist kein Microsoft® Exchange erforderlich. Jedes Unternehmen, das Microsoft® Outlook verwendet, kann E-Mails manuell archivieren, unabhängig davon, wo seine E-Mails gehostet werden. Wählen Sie diese Option, wenn Sie Folgendes wünschen: Benutzer können wählen, welche E-Mails aus ihren Microsoft Outlook®-Anwendungen mit Archive Assistant archiviert werden sollen. Bei der manuellen Archivierung können Benutzer auch eine Ordnerstruktur angeben, um die Suche zu vereinfachen. Weitere Informationen finden Sie unter Archive Assistant. Elemente werden automatisch mithilfe des Archive Assistanten und automatischen Importeinstellungen aus Benutzerpostfächern importiert. Bei dieser Art von Bereitstellung verbindet sich GFI Archiver nicht mit dem E-Mail-Server und ruft zu archivierende Elemente direkt von den Client-Computern ab. Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von E-Mails und Kalenderelementen mithilfe des GFI Archiver-Archivierungsassistenten.
Automatische Archivierung (Journal)	Bei Auswahl verbindet sich GFI Archiver automatisch mit einem konfigurierten E-Mail-Server, lädt die gespeicherten E-Mails in das Journalingpostfach herunter und speichert sie in Archivspeichern. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten der zu archivierenden Mailserver. Wenn die automatische Archivierung (JournalfunktionEine Funktion von Microsoft Exchange Server, mit der Kopien von E-Mails in einem zentralen Postfach zu verschiedenen Zwecken (einschl. E-Mail-Archivierung) gespeichert werden können.) ausgewählt ist, müssen Sie eine der folgenden Optionen auswählen: Alle E-Mails – Wählen Sie diese Option, um alle aus dem Journalingpostfach heruntergeladenen Elemente zu archivieren. Regelbasierte Archivierung – Es wurde nur bestimmte, aus dem Journalingpostfach heruntergeladene Elemente archiviert. Wenn diese Option ausgewählt ist, müssen Sie Archivierungsregeln konfigurieren, die bestimmen, welche Elemente archiviert und welche ignoriert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Archivierungsregeln. WICHTIG Bei ausgewählter regelbasierter Archivierung müssen Sie Archivierungsregeln konfigurieren, damit GFI Archiver die Archivierung beginnt.

Neben diesen Archivierungsmethoden bietet GFI Archiver außerdem folgende Optionen:

Option	Beschreibung
File Archive Assistant	Mit File Archive Assistant können Benutzer Dateien aktivieren, z. B. Dokumente oder Bilder. Dies kann manuell von einem beliebigen Speicherort auf dem Computer oder automatisch durch Ablegen der zu archivierenden Dateien in einem mit GFI Archiver synchronisierten Ordner erfolgen. Weitere Informationen finden Sie unter File Archive Assistant.
Import- und Export-Tool	E-Mails und Kalenderelemente können über das Import- und Export-Tool in GFI Archiver importiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden des Import- und Export-Tools.

Phase 2: Abgerufene Elemente archivieren

GFI Archiver speichert gesammelte Elemente in den Archivspeichern, die automatisch basierend auf den Neuen Archivspeichereinstellungen erstellt werden. Elemente werden nach ihrem Empfangsdatum archiviert. Wenn kein ArchivspeicherEine Sammlung von E-Mail-Quellen, E-Mail-Metadaten und Suchindizes in GFI MailArchiver. für den Zeitraum vorhanden ist, der mit dem Versanddatum des Elements übereinstimmt, wird automatisch ein neuer Archivspeicher erstellt. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Neuen Archivspeichereinstellungen.

Phase 3: Durchsuchen und Analysieren von archivierten Elementen

Benutzer können über die Weboberfläche von GFI Archiver oder in Microsoft Outlook^® mithilfe von Outlook Connector archivierte Elemente durchsuchen, analysieren und nach bestimmten Elementen suchen. Weitere Informationen finden Sie unter Durchsuchen archivierter Elemente.

Verwenden Sie GFI MailInsightsEine in GFI Archiver integrierte Reporting-Funktion, mit der Informationen über die Nutzung von E-Mails und Tendenzen anhand archivierter E-Mails gesammelt werden können. außerdem, um Daten zu E-Mail-Nutzung und Tendenzen zu analysieren. Diese Funktion ermöglicht Ihnen, Informationen über die E-Mail- und Ressourcen-Nutzung für aussagekräftige Management- und HR-Berichte grafisch aufzubereiten. Weitere Informationen finden Sie unter GFI MailInsights®.