Como o GFI Archiver funciona

As operações do GFI Archiver podem ser classificadas em três etapas, conforme descrito abaixo:

Etapa 1: Recuperar itens a arquivar

O GFI Archiver recupera emails, itens de calendário ou arquivos, dependendo do Método de arquivamento configurado, conforme descrito na tabela abaixo:

OPÇÃO	DESCRIÇÃO
Manual Archiving	Este método de arquivamento não necessita do Microsoft^® Exchange. Qualquer empresa que estiver usando o Microsoft^® Outlook pode arquivar emails manualmente, independentemente do local em que os emails estão hospedados. Selecione esta opção quando você desejar que: Permitir que os usuários selecionem manualmente quais emails arquivar a partir de seus aplicativos Microsoft Outlook^® usando o Archive Assistant. Os usuários também são capazes de definir uma estrutura de pastas durante o arquivamento manual de seus emails para facilitar as pesquisas. Para obter mais informações, consulte Configurar o Archive Assistant. Importe itens automaticamente das caixas de correio dos usuários utilizando o Archive Assistant com configurações de importação automática. Nesse tipo de implantação, o GFI Archiver não se conecta ao servidor de email e recupera itens para arquivar diretamente de computadores clientes. Para obter mais informações, consulte Importar emails e itens de calendário por meio do GFI Archiver Archive Assistant.
Auto-Archiving (Journaling)	Quando essa opção estiver selecionada, o GFI Archiver se conecta a um servidor de email configurado, baixa os itens que estão na caixa de correio de registro em diário e os transfere para os armazenamentos do arquivo morto. Para obter mais informações, consulte Gerenciar os servidores de email a arquivar. Se o arquivamento automático (registro no diário) estiver selecionado, selecione uma das seguintes opções: All Emails - Selecione essa opção para arquivar todos os itens baixados da caixa de correio de registro em diário. Rule-Based Archiving - Selecione essa opção para arquivar apenas itens específicos baixados da caixa de correio de registro em diário. Quando essa opção está selecionada, é necessário configurar as regras de arquivamento que determinam quais itens serão arquivados e quais serão ignorados. Para obter mais informações, consulte Configurar regras de arquivamento. IMPORTANTE Quando a opção Rule-Based Archiving estiver selecionada, será necessário configurar as regras de arquivamento para que o GFI Archiver inicie o arquivamento.

OPÇÃO

DESCRIÇÃO

Manual Archiving

Este método de arquivamento não necessita do Microsoft^® Exchange. Qualquer empresa que estiver usando o Microsoft^® Outlook pode arquivar emails manualmente, independentemente do local em que os emails estão hospedados. Selecione esta opção quando você desejar que:

Permitir que os usuários selecionem manualmente quais emails arquivar a partir de seus aplicativos Microsoft Outlook^® usando o Archive Assistant. Os usuários também são capazes de definir uma estrutura de pastas durante o arquivamento manual de seus emails para facilitar as pesquisas. Para obter mais informações, consulte Configurar o Archive Assistant.
Importe itens automaticamente das caixas de correio dos usuários utilizando o Archive Assistant com configurações de importação automática. Nesse tipo de implantação, o GFI Archiver não se conecta ao servidor de email e recupera itens para arquivar diretamente de computadores clientes. Para obter mais informações, consulte Importar emails e itens de calendário por meio do GFI Archiver Archive Assistant.

Auto-Archiving (Journaling)

Quando essa opção estiver selecionada, o GFI Archiver se conecta a um servidor de email configurado, baixa os itens que estão na caixa de correio de registro em diário e os transfere para os armazenamentos do arquivo morto. Para obter mais informações, consulte Gerenciar os servidores de email a arquivar.

Se o arquivamento automático (registro no diário) estiver selecionado, selecione uma das seguintes opções:

All Emails - Selecione essa opção para arquivar todos os itens baixados da caixa de correio de registro em diário.
Rule-Based Archiving - Selecione essa opção para arquivar apenas itens específicos baixados da caixa de correio de registro em diário. Quando essa opção está selecionada, é necessário configurar as regras de arquivamento que determinam quais itens serão arquivados e quais serão ignorados. Para obter mais informações, consulte Configurar regras de arquivamento.

IMPORTANTE

Quando a opção Rule-Based Archiving estiver selecionada, será necessário configurar as regras de arquivamento para que o GFI Archiver inicie o arquivamento.

Além desses métodos de arquivamento, o GFI Archiver oferece as seguintes opções:

OPÇÃO	DESCRIÇÃO
File Archive Assistant	O File Archive Assistant permite aos usuários arquivar arquivos como documentos ou imagens. Tal pode ser realizado manualmente a partir de qualquer local na máquina ou automaticamente colocando os arquivos que se destinam a arquivo morto em uma pasta sincronizada com GFI Archiver. Para obter mais informações, consulte Implantar o File Archive Assistant.
Import Export Tool	Emails e itens de calendário também podem ser importados para o GFI Archiver por meio da Import Export Tool. Para obter mais informações, consulte Usar o Import Export Tool.

OPÇÃO

DESCRIÇÃO

File Archive Assistant

O File Archive Assistant permite aos usuários arquivar arquivos como documentos ou imagens. Tal pode ser realizado manualmente a partir de qualquer local na máquina ou automaticamente colocando os arquivos que se destinam a arquivo morto em uma pasta sincronizada com GFI Archiver. Para obter mais informações, consulte Implantar o File Archive Assistant.

Import Export Tool

Emails e itens de calendário também podem ser importados para o GFI Archiver por meio da Import Export Tool. Para obter mais informações, consulte Usar o Import Export Tool.

Etapa 2: Itens recuperados do arquivo

O GFI Archiver armazena itens coletados em Armazenamentos do arquivo morto criados automaticamente com base nas Configurações do novo Armazenamento do arquivo morto definidas. Os itens são arquivados de acordo com sua data recebida. Se não existir um Armazenamento do arquivo para o período correspondente à data do item, é criado automaticamente um novo Armazenamento do arquivo morto. Para obter mais informações, consulte Definir configurações do novo armazenamento do arquivo morto.

OBS.

Quando é selecionado um método de arquivamento baseado em regras, o GFI Archiver arquiva somente itens que correspondam a esse critério especificado nas Regras de arquivamento configuradas. Para obter mais informações, consulte Configurar regras de arquivamento.

Etapa 3: Procurar e analisar itens arquivados

Os usuários podem procurar, pesquisar e analisar itens arquivados usando a interface da Web do GFI Archiver ou a partir do Microsoft Outlook^® usando o Outlook Connector. Para obter mais informações, consulte Procurar itens arquivados.

Adicionalmente, use o GFI MailInsights para analisar informações relativas ao uso e tendências de emails. Use este recurso para gerar relatórios de RH e gerenciamento que proporcionem uma percepção do uso e mau uso de emails e recursos. Para obter mais informações, consulte GFI MailInsights®.