Werken met gearchiveerde items

Op het tabblad GFI Archiver Archief kunt u de verschillende typen gearchiveerde items bekijken en ermee werken.

Als u een e-mail of een gearchiveerd bestand wilt bekijken, selecteert u de gewenste e-mail in de postvak- of berichtweergave. Nu wordt het geselecteerde item in het voorbeeldvenster weergegeven. Dubbelklik op een e-mail of een gearchiveerd bestand om dit in het e-mailweergavevenster weer te geven.

Als u een gearchiveerd agenda-item wilt openen, schakelt u over naar de agendaweergave. Selecteer het item dat u wilt weergeven. Klik op het item om de details te bekijken in het agendavenster.

Afhankelijk van het type gearchiveerde item dat u hebt geselecteerd, kunnen de volgende acties worden uitgevoerd wanneer u de inhoud van gearchiveerde items bekijkt:

OPTIE	OMSCHRIJVING
	Header e-mail/agenda-item weergeven. Klik op deze knop om de headers van e-mails of agenda-items weer te geven. Deze worden weergegeven in een venster. Klik nogmaals op deze knop of klik op Sluiten om het venster te sluiten.
	Gespreksthread weergeven Klik op deze knop om het hele gesprek in het e-mailweergavevenster weer te geven. Alle e-mails van het gesprek worden weergegeven. Klik nogmaals op deze knop of klik op Sluiten om het venster te sluiten.
	E-mail- of agenda-itemlabels bewerken (persoonlijk en algemeen) Hiermee kunt u de e-mails en agenda-items categoriseren door ze te voorzien van labels. Deze functie is met name nuttig voor bepaalde typen gearchiveerde items. Bijvoorbeeld als u alle items met het label 'Belangrijk' wilt zoeken. Ga als volgt te werk om een label toe te voegen: 1. Voer in 'Beschikbare labels' een nieuw label in of selecteer een bestaand label. 2. Klik op Label toewijzen aan e-mail om het ingevoerde of geselecteerde label aan de e-mail toe te wijzen. Ga als volgt te werk om een eerder toegewezen label te verwijderen: 1. Selecteer een label dat u eerder hebt toegewezen. 2. Klik op Label verwijderen. Klik nogmaals op deze knop of klik op Sluiten om het venster te sluiten. OPMERKING De labels worden in het veld Labels in het zwart weergegeven. Labels die via categorisatiebeleidsregels op organisatieniveau zijn toegewezen, worden in het rood weergegeven. Labels die via categorisatiebeleidsregels zijn toegewezen, kunt u niet uit een e-mail verwijderen.
	E-mail/agenda-item herstellen. Hiermee worden e-mails en agenda-items hersteld met behulp van de functie OneClick Restore (Met één klik herstellen), waarmee u gearchiveerde items kunt terugzetten naar een bepaald postvak of een kopie van een gearchiveerde e-mail kunt doorsturen naar een e-mailadres. Voer in het venster voor het herstellen van e-mails het e-mailadres in waarnaar u een kopie van het huidige item wilt verzenden en klik op E-mail/agenda-item herstellen.
	E-mail opslaan op schijf (EML-indeling) Hiermee wordt de hele e-mail in .eml-indeling gedownload naar een op te geven locatie op schijf, inclusief eventuele bijlagen. Deze indeling is compatibel met verschillende e-mailclients zoals Microsoft Outlook^® Express, Windows^® Mail en Mozilla Thunderbird. Selecteer Opslaan in het dialoogvenster Bestand downloaden en selecteer de locatie waar u het bestand wilt opslaan.
	E-mail opslaan op schijf (MSG-indeling) Hiermee wordt de hele e-mail in .msg-indeling gedownload naar een op te geven locatie op schijf, inclusief eventuele bijlagen. Deze indeling is compatibel met Microsoft Outlook^®. Selecteer Opslaan in het dialoogvenster Bestand downloaden en selecteer de locatie waar u het bestand wilt opslaan.
	Agenda-item downloaden Hiermee wordt de hele e-mail in .msg-indeling gedownload naar een op te geven locatie op schijf, inclusief eventuele bijlagen. Deze indeling is compatibel met Microsoft Outlook^®. Selecteer Opslaan in het dialoogvenster Bestand downloaden en selecteer de locatie waar u het bestand wilt opslaan.
	E-mail/agenda-item afdrukken. Hiermee wordt het item in een afdrukbare indeling in een nieuw browservenster weergegeven. Gebruik de afdrukfunctie in uw browser om het item af te drukken.
	Afbeeldingen in e-mail weergeven Klik op deze knop om ingesloten afbeeldingen in de e-mail weer te geven.
	Markeren als geen spam Klik op deze knop om aan te geven dat een e-mail die eerder met een antispamoplossing is geïdentificeerd als spam, moet worden gemarkeerd als geen spam. Als u deze functie wilt gebruiken, moet er een spambewaarbeleid zijn ingesteld.
	E-mail/agenda-item verwijderen Hiermee verwijdert u het huidige item als de functie voor het verwijderen van e-mails door uw systeembeheerder is ingeschakeld. Als deze functie niet is ingeschakeld, wordt dit pictogram niet weergegeven. OPMERKING U kunt geen gearchiveerde items uit alleen-lezenarchiefopslag verwijderen en daarnaast kunt u geen items verwijderen als de functie voor de juridische bewaarplicht is ingeschakeld.
	Gebeurtenissen agenda-items weergeven Klik op deze knop om gebeurtenissen van agenda-items in het e-mailweergavevenster weer te geven.
Downloaden	Wanneer u gearchiveerde bestanden bekijkt, wordt er een extra koppeling Downloaden weergegeven in de hoofdtekst. Hiermee kunt u het bestand downloaden en opslaan op een schijf.

OPTIE

OMSCHRIJVING

Header e-mail/agenda-item weergeven.

Klik op deze knop om de headers van e-mails of agenda-items weer te geven. Deze worden weergegeven in een venster. Klik nogmaals op deze knop of klik op Sluiten om het venster te sluiten.

Gespreksthread weergeven

Klik op deze knop om het hele gesprek in het e-mailweergavevenster weer te geven. Alle e-mails van het gesprek worden weergegeven. Klik nogmaals op deze knop of klik op Sluiten om het venster te sluiten.

E-mail- of agenda-itemlabels bewerken (persoonlijk en algemeen)

Hiermee kunt u de e-mails en agenda-items categoriseren door ze te voorzien van labels. Deze functie is met name nuttig voor bepaalde typen gearchiveerde items. Bijvoorbeeld als u alle items met het label 'Belangrijk' wilt zoeken.

Ga als volgt te werk om een label toe te voegen:

1. Voer in 'Beschikbare labels' een nieuw label in of selecteer een bestaand label.

2. Klik op Label toewijzen aan e-mail om het ingevoerde of geselecteerde label aan de e-mail toe te wijzen.

Ga als volgt te werk om een eerder toegewezen label te verwijderen:

1. Selecteer een label dat u eerder hebt toegewezen.

2. Klik op Label verwijderen.

Klik nogmaals op deze knop of klik op Sluiten om het venster te sluiten.

OPMERKING

De labels worden in het veld Labels in het zwart weergegeven. Labels die via categorisatiebeleidsregels op organisatieniveau zijn toegewezen, worden in het rood weergegeven. Labels die via categorisatiebeleidsregels zijn toegewezen, kunt u niet uit een e-mail verwijderen.

E-mail/agenda-item herstellen.

Hiermee worden e-mails en agenda-items hersteld met behulp van de functie OneClick Restore (Met één klik herstellen), waarmee u gearchiveerde items kunt terugzetten naar een bepaald postvak of een kopie van een gearchiveerde e-mail kunt doorsturen naar een e-mailadres.

Voer in het venster voor het herstellen van e-mails het e-mailadres in waarnaar u een kopie van het huidige item wilt verzenden en klik op E-mail/agenda-item herstellen.

E-mail opslaan op schijf (EML-indeling)

Hiermee wordt de hele e-mail in .eml-indeling gedownload naar een op te geven locatie op schijf, inclusief eventuele bijlagen. Deze indeling is compatibel met verschillende e-mailclients zoals Microsoft Outlook^® Express, Windows^® Mail en Mozilla Thunderbird. Selecteer Opslaan in het dialoogvenster Bestand downloaden en selecteer de locatie waar u het bestand wilt opslaan.

E-mail opslaan op schijf (MSG-indeling)

Hiermee wordt de hele e-mail in .msg-indeling gedownload naar een op te geven locatie op schijf, inclusief eventuele bijlagen. Deze indeling is compatibel met Microsoft Outlook^®. Selecteer Opslaan in het dialoogvenster Bestand downloaden en selecteer de locatie waar u het bestand wilt opslaan.

Agenda-item downloaden

E-mail/agenda-item afdrukken.

Hiermee wordt het item in een afdrukbare indeling in een nieuw browservenster weergegeven. Gebruik de afdrukfunctie in uw browser om het item af te drukken.

Afbeeldingen in e-mail weergeven

Klik op deze knop om ingesloten afbeeldingen in de e-mail weer te geven.

Markeren als geen spam

Klik op deze knop om aan te geven dat een e-mail die eerder met een antispamoplossing is geïdentificeerd als spam, moet worden gemarkeerd als geen spam. Als u deze functie wilt gebruiken, moet er een spambewaarbeleid zijn ingesteld.

E-mail/agenda-item verwijderen

Hiermee verwijdert u het huidige item als de functie voor het verwijderen van e-mails door uw systeembeheerder is ingeschakeld. Als deze functie niet is ingeschakeld, wordt dit pictogram niet weergegeven.

OPMERKING

U kunt geen gearchiveerde items uit alleen-lezenarchiefopslag verwijderen en daarnaast kunt u geen items verwijderen als de functie voor de juridische bewaarplicht is ingeschakeld.

Gebeurtenissen agenda-items weergeven

Klik op deze knop om gebeurtenissen van agenda-items in het e-mailweergavevenster weer te geven.

Downloaden

Wanneer u gearchiveerde bestanden bekijkt, wordt er een extra koppeling Downloaden weergegeven in de hoofdtekst. Hiermee kunt u het bestand downloaden en opslaan op een schijf.

Was deze informatie nuttig voor u? Feedback sturen