Funcionamiento de GFI Archiver
Las operaciones de GFI Archiver se pueden clasificar en tres fases, como se describe a continuación:
Diagrama de una instalación típica de GFI Archiver.
Fase 1: Recuperar los elementos que se archivan
GFI Archiver recupera mensajes de correo electrónico, elementos de calendario o archivos en función del método de archivado configurado según lo descrito en la tabla siguiente:
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Archivado manual |
Este método de almacenamiento no requiere Microsoft® Exchange. Las empresas que usen Microsoft® Outlook pueden almacenar manualmente los mensajes de correo electrónico, independientemente del lugar en que esté hospedado su correo electrónico. Seleccione esta opción cuando quiera hacer lo siguiente:
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| Archivado automático (registro en diario) |
Cuando se selecciona, GFI Archiver se conecta automáticamente al servidor de correo configurado, descarga los elementos almacenados en el buzón de correo de registro en diario y los almacena en almacenes de archivo. Para obtener más información, consulte Administración de los servidores de correo electrónico para archivar. Si se selecciona el método Archivado automático (registro en diario), seleccione una de las siguientes opciones:
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Además de estos métodos de archivado, GFI Archiver ofrece estas opciones:
| Opción | Descripción |
|---|---|
| File Archive Assistant | File Archive Assistant permite a los usuarios archivar archivos, tales como documentos o imágenes. Esto se puede hacer manualmente desde cualquier ubicación en su equipo o automáticamente mediante la colocación de los archivos que necesitan archivar en una carpeta sincronizada con GFI Archiver. Para obtener más información, consulte File Archive Assistant. |
| Herramienta Import Export |
Los mensajes de correo electrónico y elementos de calendario también se pueden importar a GFI Archiver mediante Herramienta Import Export. Para obtener más información, consulte Uso de la herramienta de importación y exportación. |
Fase 2: Archivar elementos recuperados
GFI Archiver almacena elementos recopilados en Almacenes de archivoConjunto de orígenes de correo electrónico, metadatos de correo electrónico e índices de búsqueda en GFI Archiver. creados automáticamente según las opciones de Almacén de archivo nuevo configuradas. Los elementos se almacenan en función de la fecha de recepción. Si un Almacén de archivo no existe para el periodo que coincide con la fecha del elemento, se crea automáticamente uno. Para obtener más información, consulte Configuración de Almacén de archivo nuevo.
NOTA
Cuando se ha seleccionado el método de archivado basado en reglas, GFI Archiver solo archiva elementos que coinciden con los criterios especificados en las reglas de archivado configuradas. Para obtener más información, consulte Configuración de reglas de archivado.
Fase 3: Examinar y analizar los elementos almacenados
Los usuarios pueden explorar, buscar y analizar los elementos almacenados a través de la GFI Archiver interfaz web o desde el propio Microsoft Outlook® utilizando Outlook Connector. Para obtener más información, consulte Exploración de elementos archivados.
Además, use GFI MailInsightsUtilidad para la creación de informes incluida en GFI Archiver que aprovecha los mensajes de correo electrónico archivados para proporcionar información relativa al uso y a las tendencias de los correos. para analizar la información relativa al uso y tendencias del correo. Utilice esta característica para generar informes de gestión y de recursos humanos que proporcionen información sobre el uso o el uso incorrecto del correo electrónico y los recursos. Para obtener más información, consulte GFI MailInsights®.