Criteri di conservazione

I criteri di conservazione indicano la durata di conservazione di un elemento archiviato all’interno del magazzino archivio, prima della sua eliminazione. Ad esempio, è possibile configurare GFI Archiver per conservare per due anni i messaggi contrassegnati ‘Vendita’ e invece a tempo indeterminato quelli indicati come ‘Legale’.

GFI Archiver consente anche di sospendere temporaneamente i criteri di conservazione. In tal modo non sarà eliminato nessun elemento. Ad esempio, è possibile sospendere i criteri di conservazione fino alla risoluzione di un caso giuridico. In questo caso, gli elementi archiviati vengono contrassegnati per l’eliminazione ed eliminati solo alla disattivazione della sospensione. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione della conservazione a fini giudiziari.

La Conservazione retroattiva è una funzione che consente di applicare i criteri di conservazione creati o modificati dopo che GFI Archiver ha già memorizzato un elemento in un magazzino archivio. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo della conservazione retroattiva.

Applicazione dei criteri di conservazione

Opzione	Descrizione
Quando i criteri di conservazione sono già configurati:	GFI Archiver controlla il contenuto di un elemento a fronte dei criteri di conservazione esistenti al momento dell'archiviazione. I criteri vengono applicati in base alla priorità. Se l’elemento soddisfa le condizioni configurate, viene associato al criterio di conservazione. Se non soddisfa il criterio di conservazione con la priorità più alta, l’elemento viene nuovamente controllato da GFI Archiver in base al successivo criterio di conservazione configurato. Questo processo viene ripetuto fino a quando non viene trovato l’elemento corrispondente a uno dei criteri di conservazione o fino all'esaurimento dei criteri.
Quando si applicano i criteri di conservazione in forma retroattiva:	Quando la Conservazione retroattiva viene eseguita su richiesta, GFI Archiver controlla il contenuto dell’elemento a fronte dei criteri di conservazione configurati, aggiornando le opzioni di conservazione assegnate a un elemento dopo che è stato archiviato.

Quando un elemento archiviato non soddisfa nessun criterio di conservazione, GFI Archiver archivia l’elemento a tempo indeterminato.

Note importanti:

• Un elemento archiviato può soddisfare un solo criterio di conservazione. Le priorità che vengono assegnate ai criteri di conservazione sono molto importanti.
• Un elemento archiviato che soddisfa un criterio di conservazione per cui è stata configurata l'azione di eliminazione immediata dell’elemento viene scartato all'istante, senza neanche essere memorizzato in un archivio.
• Un elemento archiviato che soddisfa un criterio di conservazione per cui è stata configurata l'azione di eliminazione dopo un certo numero di giorni, viene memorizzato in un archivio. GFI Archiver rimuove l’elemento archiviato dal magazzino archivio allo scadere del periodo di tempo preconfigurato.

Vedere anche: