Directivas de retención

Las directivas de retención definen el tiempo durante el que se conservan los elementos archivados en el almacén de archivo antes de que se eliminen. Por ejemplo, puede configurar GFI Archiver para que conserve los correos que tengan la etiqueta ‘Ventas’ durante dos años y que conserve de forma indefinida los que tengan la etiqueta ‘Legal’.

GFI Archiver también brinda la posibilidad de suspender temporalmente (poner en espera) las directivas de retención. Esto impide que los elementos archivados se eliminen. Por ejemplo, puede suspender las directivas de retención hasta que se resuelva un litigio. En este caso, los elementos archivados se marcan para su eliminación y se eliminan una vez que desaparece la suspensión temporal. Para obtener más información, consulte Configuración de la conservación por razones legales.

Conservación retroactiva es una función que permite aplicar las directivas de retención creadas o modificadas después de que GFI Archiver haya almacenado un elemento en un almacén de archivo. Para obtener más información, consulte Uso de la conservación retroactiva.

¿Cómo se aplican las directivas de retención?

Opción	Descripción
Cuando se han configurado directivas de retención:	GFI Archiver comprobará el contenido de los elementos con las directivas de retención existentes en el momento del almacenamiento. Las directivas se aplican en función de la prioridad. Si el elemento cumple las condiciones configuradas, la directiva de retención se asociará con el elemento. Si el elemento no cumple la directiva de retención de máxima prioridad, GFI Archiver lo comprobará con la siguiente directiva de retención. El proceso se repetirá hasta que el elemento coincida con una directiva de retención o hasta que no haya más directivas de retención.
Al aplicar las directivas de conservación de forma retroactiva:	Cuando Retención retroactiva se ejecute a petición, GFI Archiver comprobará el contenido del elemento con las directivas de retención configuradas, actualizando las opciones de retención asignadas a un elemento después de que se haya almacenado.

Si un elemento almacenado no coincide con ninguna directiva de retención, GFI Archiver lo almacena de forma indefinida.

Notas importantes:

• Un elemento archivado solo puede coincidir con una directiva de retención. Las prioridades que asigne a las directivas de retención son muy importantes.
• Todos los elementos archivados que coincidan con una directiva de retención en la que la acción configurada sea «eliminar elemento de inmediato» se descartarán inmediatamente sin guardarse en el almacén de archivo.
• Todos los elementos que coincidan con una directiva de retención en la que la acción configurada se haya establecido para la eliminación después de varios días se almacenarán en un almacén de archivo. GFI Archiver quitará el elemento archivado del almacén de archivo cuando transcurra el tiempo preconfigurado.

Véase también: