Envío de faxes con la combinación de correspondencia de Microsoft Word

Se puede utilizar NetPrintQueue2Fax para enviar emisiones de fax desde Microsoft Word mediante la función de Combinación de correspondencia.

Combinación de correspondencia es una función de Microsoft Word que permite que los usuarios creen una plantilla que pueda utilizarse para producir documentos personalizados. Una plantilla contiene campos que se rellenan automáticamente desde un origen de datos.

Paso 1: Creación de la combinación de correspondencia

1. Cree un nuevo documento.
2. Desde la configuración de la función Combinación de correspondencia, agregue la lista de receptores del fax. Introduzca la lista o importe a los receptores desde un origen de datos, como una hoja de Microsoft Excel o una base de datos de Microsoft Access. Esta es una tabla de muestra con la información de los receptores:

Número de fax	Nombre	Empresa
+420313414515	Adrián	ABC Inc.
+441273123456	Borja	DEF Ltd.
+420313414517	Carlos	GHI Inc.
+441273123458	Daniel	JKL Ltd.
+420313414519	Eduardo	MNO Inc.

3. Al principio del documento, especifique los campos de receptor que requiere GFI FaxMaker para identificar al receptor. Introduzca los campos como se especifica en la pantallade configuración de NetPrintQueue2Fax. Por ejemplo, cree una tabla en el documento para mostrar la información de los receptores de este modo:

Para:

Empresa:

Fax:

4. Al lado de cada etiqueta, inserte el campo de combinación aplicable.

Para: <<Name>>

Empresa: <<Company>>

Fax: <<Fax_Number>>

5. Escriba o agregue el texto y los gráficos que quiera incluir en el fax. Puede insertar más campos de combinación en el contenido.
6. En una nueva línea al final del documento, agregue los caracteres @#. Estos dos caracteres son los caracteres separadores de fax y son necesarios para indicar a GFI FaxMaker que la siguiente página es un nuevo fax.

Paso 2: Previsualización del fax

En Microsoft Word, elija la previsualización de los resultados. Cuando se activa esta opción, los campos de combinación del documento se rellenan con datos reales del origen de datos. Alterne entre cada registro y compruebe que los campos se han rellenado correctamente.

Paso 3: Envío del fax

Cuando esté seguro de que la emisión de fax está lista para su envío, seleccione la opción para finalizar e imprima los documentos combinados. Seleccione el controlador de la impresora NetPrintQueue2Fax y haga clic en Imprimir.

NetPrintQueue2Fax enviará el trabajo de impresión a GFI FaxMaker, que preparará los documentos para la transmisión. Realice un seguimiento del estado de los faxes enviados desde GFI FaxMaker Monitor y desde las notificaciones de correo electrónico.