Entfernen von E-Mails in Microsoft^® Exchange Server 2007

Nachdem GFI Archiver konfiguriert ist und die E-Mails Ihrer Organisation ordnungsgemäß archiviert werden, können Sie in Microsoft Exchange eine Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung erstellen, um durch das Löschen von E-Mails Speicherplatz auf Exchange Server freizugeben.

So verwenden Sie die Microsoft^® Exchange-Verwaltungskonsole, um neue Einstellungen für verwaltete Inhalte zu erstellen:

1. Öffnen Sie die Exchange-Verwaltungskonsole.

2. Erweitern Sie den Knoten Organisationskonfiguration, und klicken Sie auf PostfachEin Verzeichnis oder Ordner für Empfang, Ablage und Speicherung von E-Mail-Nachrichten..

3. Klicken Sie im Ergebnisbereich auf die Registerkarte Verwaltete Standardordner (oder auf die Registerkarte Verwaltete benutzerdefinierte Ordner), und wählen Sie den verwalteten Ordner aus, für den die Einstellungen für verwaltete Inhalte erstellt werden sollen.

4. Klicken Sie im Aktionsbereich auf Neue Einstellungen für verwaltete Inhalte. Der Assistent für neue Einstellungen für verwaltete Inhalte wird angezeigt.

5. Geben Sie auf der Seite Einführung im Feld Name der Einstellungen für verwaltete Inhalte, die in der Exchange-Verwaltungskonsole angezeigt werden sollen den Namen der neuen Einstellungen ein (z. B. Aufbewahrungsrichtlinie der Buchhaltungsabteilung).

6. Im Feld Nachrichtentyp können Sie den Nachrichtentyp auswählen, für den Sie Einstellungen für verwaltete Inhalte erstellen möchten. Wenn Sie Alle Elemente auswählen, werden die Einstellungen für verwaltete Inhalte, die Sie erstellen, auf alle Elemente im verwalteten Ordner angewendet (mit Ausnahme der Nachrichtentypen, für die Sie separate Inhaltseinstellungen erstellt haben).

7. Um die Nachrichtenaufbewahrung festzulegen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dauer des Aufbewahrungszeitraums (Tage). Die folgenden Optionen werden aktiviert:

a) Geben Sie im Feld rechts neben dem Kontrollkästchen Dauer des Aufbewahrungszeitraums (Tage) die Anzahl der Tage ein, nach denen eine Nachricht ablaufen soll.

b) Wählen Sie in der Liste Aufbewahrungszeitraum beginnt aus den folgenden Optionen aus:

• Nach der Übermittlung, Enddatum für Kalenderaufgaben und Aufgabenserien Der Aufbewahrungszeitraum für E-Mail-Nachrichten beginnt mit der Zustellung. Der Aufbewahrungszeitraum für Kalenderelemente und Aufgabenserien beginnt an ihrem Enddatum.

b) Wählen Sie in der Liste Am Ende des Aufbewahrungszeitraums auszuführende Aktion aus den folgenden Optionen aus:

• Endgültig löschen Nachrichten werden endgültig gelöscht und können vom Benutzer nicht wiederhergestellt werden.
• Elemente mit Markierung für Überschreitung des Aufbewahrungslimits Nachrichten werden in einer schattierten, durchgestrichenen Schriftart in Outlook angezeigt. Weitere Aktionen finden nicht statt. Die Ablaufaktion wird verwendet, um den Benutzer aufzufordern, eine Aktion durchzuführen.

8. Klicken Sie auf Weiter.

9. Die Seite Neue Einstellungen für verwaltete Inhalte stellt eine Zusammenfassung der Einstellungen zur Verfügung, die Sie angewendet haben.

10. Um den Assistenten für neue Einstellungen für verwaltete Inhalte abzuschließen, klicken Sie auf Neu.

11. Klicken Sie auf der Seite Fertigstellung auf Fertig stellen, um den Assistenten für neue Einstellungen für verwaltete Inhalte zu beenden.

12. Wenn Sie die neuen Einstellungen für verwaltete Inhalte anzeigen möchten, erweitern Sie im Ergebnisbereich der Exchange-Verwaltungskonsole den verwalteten Ordner, auf den Sie die Einstellungen angewendet haben.

13. Um eine von Ihnen erstellte Einstellung für verwaltete Inhalte zu bearbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und klicken dann auf Eigenschaften.