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Adressbuch des Faxnachrichtenformulars von GFI FaxMaker

Im Adressbuch des GFI FaxMaker-Clients können Sie Empfängerlisten, Kontaktdaten und andere Informationen speichern und verwalten.

HINWEIS

Bei der Verwendung von Microsoft Outlook können Sie die Kontakte direkt aus dem Microsoft Outlook-Adressbuch nutzen und verwalten. Klicken Sie auf Einfügen > Empfänger aus den Outlook-Kontakten..., um das Microsoft Outlook-Adressbuch zu öffnen.

Laden Sie das GFI FaxMaker-Adressbuch, indem Sie auf Einfügen > Empfänger aus dem FaxMaker-Adressbuch... klicken.

Screenshot 13: GFI FaxMaker-Adressbuch

Das GFI FaxMaker-Adressbuch enthält:

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Adressbücher

Speicherort für Kontakte und Gruppen. Es können mehrere Adressbücher erstellt werden.
Tabelle 13: Verwalten der Adressbücher
Funktion Beschreibung
Neues Adressbuch erstellen

1. Klicken Sie im GFI FaxMaker-Adressbuch auf Optionen, und wählen Sie die Option Neues Adressbuch.

2. Geben Sie den Namen des Adressbuchs ein.

3. Wählen Sie zur Erstellung eines gemeinsamen Adressbuchs die Option Globales Verzeichnis.

4. Klicken Sie auf OK.
Adressbücher löschen

1. Wählen Sie im GFI FaxMaker-Adressbuch das zu löschende Adressbuch aus.

2. Wählen Sie Optionen > Adressbuch löschen.

3. Klicken Sie auf Ja, um den Löschvorgang zu bestätigen.
Adressbücher exportieren

Adressbuchkontakte können in eine CSV-Datei exportiert werden.

1. Wählen Sie die zu exportierenden Einträge aus. Halten Sie die Umschalttaste gedrückt, um mehrere Einträge auszuwählen.

2. Wählen Sie Optionen > In ASCII-Datei exportieren.

3. Wählen Sie das Verzeichnis, und geben Sie den Namen der ASCII-Datei an.

4. Klicken Sie auf Speichern.
Adressbücher importieren

Kontakte können aus einer CSV-Datei mit der Erweiterung „.txt“ importiert werden. Jeder Eintrag muss in einer separaten Zeile stehen und folgendes Format haben:

Vorname, Nachname, Firma, Abteilung, E-Mail-Adresse, Faxnummer, Telefonnummer

HINWEIS: Wenn ein Feld leer ist, muss es dennoch einbezogen werden. Geben Sie dazu zwei Anführungszeichen ("") durch ein Komma gefolgt ein.

1. Wählen Sie aus dem GFI FaxMaker-Adressbuch das Adressbuch aus, in dem die importierten Kontakte gespeichert werden sollen.

2. Klicken Sie auf Optionen > Aus ASCII-Datei importieren....

3. Wählen Sie die zu importierende Datei aus, und klicken Sie auf Öffnen.
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Gruppen

Kontakte können in Gruppen zusammengefasst werden. Gruppen können dazu verwendet werden, Faxrundschreiben an alle Kontakt in einer Gruppe zu versenden.

Tabelle 14: Verwalten von Gruppen
Funktion Beschreibung
Gruppen hinzufügen

1. Wählen Sie aus dem GFI FaxMaker-Adressbuch die Empfänger aus, die einer Gruppe hinzugefügt werden sollen. Halten Sie die Umschalttaste gedrückt, um mehrere Einträge auszuwählen.

2. Klicken Sie auf Optionen, und wählen Sie die Option Zur Gruppe hinzufügen....

3. Wählen Sie eine vorhandene Gruppe aus, oder geben Sie einen neuen Gruppennamen ein.

4. Klicken Sie auf OK.
Anzeigen von Kontakten in Gruppen

Wählen aus dem GFI FaxMaker-Adressbuch über das Dropdown-Menü Aktuelle Gruppe die Gruppe aus, deren enthaltene Kontakte angezeigt werden sollen.

Die Kontakte der ausgewählten Gruppe werden im Ansichtsbereich angezeigt.
Gruppen löschen

So löschen Sie eine Gruppe und alle darin enthaltenen Kontakte:

1. Wählen Sie die zu löschende Gruppe aus dem Dropdown-Menü Aktuelle Gruppe aus.

2. Klicken Sie auf Entfernen.

3. Klicken Sie auf Ja.
Faxe an eine Gruppe senden

So senden Sie ein Fax an alle Kontakte einer Gruppe:

1. Wählen Sie aus dem GFI FaxMaker-Adressbuch über das Dropdown-Menü Aktuelle Gruppe die Gruppe aus.

2. Klicken Sie auf OK.

3. Alle Kontakte der Gruppe werden automatisch zur Liste der Faxempfänger hinzugefügt.
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Einzelne Empfänger

Ein Kontakt im Adressbuch, der ein einziges Empfängerdetail enthält.
Tabelle 15: Verwalten einzelner Empfänger
Funktion Beschreibung
Neuen Empfänger hinzufügen

1. Wählen Sie aus dem GFI FaxMaker-Adressbuch das Adressbuch und die Gruppe aus, in dem/der ein neuer Kontakt erstellt werden soll.

2. Klicken Sie auf Hinzufügen.

3. Geben Sie die Empfängerdetails ein.

4. Klicken Sie auf OK.
Bearbeiten

1. Wählen Sie aus dem GFI FaxMaker-Adressbuch den zu bearbeitenden Benutzer aus.

2. Klicken Sie auf Bearbeiten....

3. Bearbeiten Sie die Empfängerdetails, und klicken Sie auf OK.
Löschen

1. Wählen Sie aus dem GFI FaxMaker-Adressbuch den zu löschenden Benutzer aus.

2. Klicken Sie auf Entfernen.

3. Klicken Sie auf Ja.

 

 

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