Senden von Faxen per Microsoft Word-Seriendruck

Mit NetPrintQueue2Fax können Faxrundschreiben über die Seriendruckfunktion von Microsoft Word versendet werden.

Die Seriendruckfunktion von Microsoft Word ermöglicht Benutzern, eine Vorlage zu erstellen, mit der benutzerdefinierte und personalisierte Dokumente angefertigt werden können. Die Vorlage enthält Felder, die automatisch aus einer Datenquelle eingefügt werden.

Schritt 1: Erstellen eines Seriendrucks

1. Erstellen Sie ein neues Dokument.
2. Fügen Sie aus den Einstellungen der Seriendruckfunktion die Liste der Faxempfänger hinzu. Geben Sie die Liste manuell ein, oder importieren Sie die Empfänger aus einer Datenquelle wie einer Microsoft Excel-Tabelle oder einer Microsoft Access-Datenbank. Im folgenden Beispiel ist eine Tabelle mit den Empfängerinformationen dargestellt:

Faxnummer	Name	Unternehmen
+420313414515	Arno	ABC Inc.
+441273123456	Jan	DEF Ltd.
+420313414517	Stefan	GHI Inc.
+441273123458	Robert	JKL Ltd.
+420313414519	Karl	MNO Inc.

3. Geben Sie am Anfang des Dokuments die Empfängerfelder an, die von GFI FaxMaker zur Auflösung des Empfängers erforderlich sind. Geben Sie die Felder wie im Bildschirm NetPrintQueue2Fax-Konfiguration angegeben ein. Erstellen Sie beispielsweise eine Tabelle im Dokument, um die Empfängerinformationen wie folgt anzuzeigen:

An:

Unternehmen:

Fax:

4. Fügen Sie neben jedem Feld das entsprechende Seriendruckfeld ein.

An: <<Name>>

Unternehmen: <<Company>>

Fax: <<Fax_Number>>

5. Geben Sie Text ein, oder fügen Sie Grafiken zu Ihrem Fax hinzu. Sie können weitere Seriendruckfelder einfügen.
6. Fügen Sie am Ende des Dokuments in einer neuen Zeile die Zeichen @# hinzu. Diese 2 Zeichen nennt man Faxtrennzeichen. Sie weisen GFI FaxMaker darauf hin, dass mit der nächsten Seite ein neues Fax beginnt.

Schritt 2: Faxvorschau

Zeigen Sie in Microsoft Word eine Vorschau der Ergebnisse an. Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Seriendruckfelder im Dokument mit Echtdaten aus Ihrer Datenquelle aufgefüllt. Überprüfen Sie, ob die Felder korrekt aufgefüllt wurden.

Schritt 3: Faxversand

Wenn das Faxrundschreiben für den Versand bereit ist, stellen Sie die Seriendruckdokumente fertig, und drucken Sie sie. Wählen Sie dazu den Druckertreiber NetPrintQueue2Fax aus, und klicken Sie auf Drucken.

NetPrintQueue2Fax sendet den Druckauftrag an GFI FaxMaker, das wiederum die Dokumente für die Übertragung vorbereitet. Sie können den Status der gesendeten Faxe im GFI FaxMaker Monitor und über die E-Mail-Benachrichtigungen nachverfolgen.